Certidões negativas para licitação: lista completa e como emitir

Para participar de qualquer processo licitatório no Brasil, a empresa precisa comprovar que está em dia com suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenc...

Para participar de qualquer processo licitatório no Brasil, a empresa precisa comprovar que está em dia com suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. É aí que entra a certidão negativa licitação — um conjunto de documentos que atestam a regularidade da empresa perante os órgãos públicos. Sem elas em mãos, a proposta sequer chega a ser analisada. Neste guia, você vai ver quais são as certidões obrigatórias, onde emitir cada uma e quais prazos acompanhar para não ser desclassificado por documentação vencida.

O que é uma certidão negativa e por que ela é exigida em licitação

A certidão negativa é um documento oficial que comprova a ausência de débitos ou pendências de uma pessoa jurídica junto a determinado órgão público. No contexto das licitações, a exigência está fundamentada na Lei nº 8.666/1993 (antiga lei geral de licitações) e na Lei nº 14.133/2021 (nova lei de licitações e contratos), que obrigam o licitante a demonstrar regularidade fiscal, trabalhista e econômico-financeira antes de assinar qualquer contrato com a administração pública.

Na prática, o edital de cada pregão, concorrência ou dispensa de licitação lista as certidões exigidas. A maioria dos processos segue um conjunto padrão, que veremos a seguir. Vale lembrar que existem dois tipos de certidão:

• Certidão Negativa de Débitos (CND): ausência total de débitos.
• Certidão Positiva com Efeito de Negativa (CPEND ou CPN): existe débito, mas ele está parcelado, com exigibilidade suspensa ou garantido por recurso administrativo. Para fins de licitação, tem o mesmo valor que a CND.

Lista completa de certidões negativas para licitação

A seguir, as certidões mais exigidas nos editais brasileiros, com o respectivo órgão emissor e prazo de validade:

Como emitir cada certidão negativa licitação passo a passo

A boa notícia é que a maioria das certidões pode ser emitida gratuitamente pela internet. Veja o processo para cada uma.

1. CND Federal — Receita Federal e PGFN

A Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União reúne, em um único documento, a regularidade perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

2. CRF — Certificado de Regularidade do FGTS

Emitido pela Caixa Econômica Federal, o CRF confirma que a empresa recolheu o FGTS dos funcionários corretamente. Tem validade de apenas 30 dias — costuma ser o documento que vence mais rápido na pasta de habilitação.

1. Acesse o portal Conectividade Social da Caixa.
2. Faça login com o certificado digital da empresa ou pelo Gov.br (para empresas com acesso habilitado).
3. Emita e salve o CRF em PDF.

3. CNDT — Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A CNDT comprova que a empresa não possui condenações trabalhistas pendentes de pagamento na Justiça do Trabalho. Exigida desde 2012 em todos os processos licitatórios.

1. Acesse tst.jus.br/certidao.
2. Informe o CNPJ. O sistema consulta automaticamente todos os Tribunais Regionais do Trabalho.
3. Baixe o PDF com código de verificação.

4. Certidões Estadual e Municipal

Cada estado e cada município possui seu próprio sistema de emissão. A certidão estadual costuma ser emitida pelo portal da Secretaria de Fazenda Estadual, enquanto a municipal é gerada pelo site da prefeitura do domicílio fiscal da empresa.

• Pesquise por "certidão negativa de débitos tributários + nome do seu estado ou município".
• Informe o CNPJ e, em alguns casos, o número de inscrição estadual ou municipal.
• Verifique se o portal emite a certidão diretamente ou se exige agendamento presencial — isso varia bastante entre municípios menores.

5. Certidão de Falência e Recuperação Judicial

Ao contrário das demais, esta certidão não é emitida por um órgão federal. Ela é expedida pelo cartório distribuidor do foro da sede da empresa (ou pelo Tribunal de Justiça do estado, dependendo da comarca). Em alguns estados, já é possível emiti-la online; em outros, ainda exige solicitação presencial ou por e-mail ao cartório.

Erros comuns que causam desclassificação por certidão

Mesmo empresas experientes perdem licitações por falhas evitáveis na documentação. Os erros mais frequentes são:

• Certidão vencida no dia da abertura: a validade é verificada na data do pregão, não na da emissão. Acompanhe o calendário de vencimentos.
• CNPJ errado na certidão: matriz e filiais possuem CNPJs diferentes. Confirme qual deve ser habilitado conforme o edital.
• Ausência de certidão estadual ou municipal: alguns licitantes esquecem que é necessário comprovar regularidade no estado e no município da sede — não apenas no federal.
• Certidão de falência insuficiente: o edital pode exigir certidão emitida nos últimos 60 dias, mas o licitante entrega uma de 90 dias. Detalhe pequeno, desclassificação certa.
• Não checar a autenticidade: toda certidão emitida eletronicamente possui código de verificação. O pregoeiro pode checar a autenticidade online — documente que você também verificou.

Dicas para manter a pasta de habilitação sempre pronta

Empresas que participam de licitações com frequência sabem que manter a documentação organizada é tão importante quanto ter um bom preço. Algumas práticas que fazem diferença:

1. Crie um calendário de vencimentos: anote as datas de expiração de cada certidão e programe alertas com 20 dias de antecedência.
2. Emita sempre em conjunto: quando for renovar uma certidão, aproveite para verificar e renovar todas as demais. Economiza tempo e evita lacunas.
3. Mantenha uma pasta digital centralizada: organize os PDFs com data de emissão e validade no nome do arquivo. Facilita a localização na hora de montar a proposta.
4. Regularize débitos preventivamente: se houver débito parcelado, certifique-se de que o parcelamento está em dia para que a CPEND (positiva com efeito de negativa) seja emitida corretamente.
5. Conheça as exigências por esfera: licitações federais, estaduais e municipais podem ter requisitos diferentes. Leia o edital com atenção ao item de habilitação jurídica e regularidade fiscal.

O que diz a nova Lei de Licitações (Lei 14.133/2021) sobre habilitação

A nova lei trouxe algumas mudanças relevantes para a fase de habilitação. Entre as principais está a possibilidade de o licitante apresentar a documentação após a fase de lances em algumas modalidades, o que pode agilizar o processo. Além disso, a lei reforça a obrigatoriedade da CNDT e amplia as hipóteses de regularização de irregularidades sanáveis durante o processo — incluindo certidões vencidas que o licitante consiga renovar dentro do prazo dado pelo pregoeiro.

Mesmo com essas flexibilizações, a recomendação é sempre ter a documentação completa e válida antes de entrar no pregão. Depender de prazo de saneamento é um risco desnecessário em processos competitivos.